El objetivo principal de la creación de una base de datos de todos tus clientes es realizar una gestión profesional de tu cartera. Hay que trabajar dia a dia una completa base de datos de clientes. El esfuerzo compensa, pues será mayor el número de conversiones.
Los campos de la base de datos deben ser nombre y apellidos, dirección, formas de contacto, qué compra, aficiones, profesión, familia, …).
Para preparar la base de datos podemos utilizar alguno de los siguientes softwares:
- Microsoft Excel
- Microsoft Access
- OpenOffice
- Zoho Creator…
La base de datos ha de ser constantemente actualizada.
Podemos decir, que a grandes rasgos lo que conlleva el concepto de BBDD es: Agrupar todos los datos más importantes y relevantes de la empresa en un único lugar. Dentro de este grupo de datos, se encuentra aquella información que por su significado será necesario mantenerla almacenada, ya que sustentarán las actividades del negocio y la toma de decisiones correspondientes. Según los objetivos que se persigan respecto de los mismos, se realizará la elección de dichos datos.
De esta forma, una base de datos, es una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
Cualquier base de datos suele contar con los datos más relevantes del cliente. Entre ellos, caben destacar, para la mayoría de las empresas, el nombre y apellidos, el mail y el teléfono. Según la utilidad de la base de datos, podemos requerir otro tipo de información más específica. Algunos ejemplos son sexo, edad, domicilio, hábitos de compra, tendencia al cambio, etc.
Los objetivos al que se pretende llegar con estas bases de datos en cualquier empresa normalmente son:
-Mantener un contacto constante y personal con el cliente, aportando calidad al servicio y pudiendo ofrecerle el producto o servicio que necesita en todo momento.
-Poder informar al cliente sobre nuevos productos o servicios, teniendo en cuenta sus hábitos de compra, sus preferencias e intentando satisfacer sus necesidades constantemente.
-Generar nuevas estrategias empresariales.
-Utilizar la segmentación para poder afinar de una forma concreta la comunicación con el cliente.
-Ofrecer confianza y seguridad al cliente en la empresa, ya que se conoce al cliente y se le ofrece lo que necesita en el momento oportuno.
De esta forma, una base de datos, es una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
Cualquier base de datos suele contar con los datos más relevantes del cliente. Entre ellos, caben destacar, para la mayoría de las empresas, el nombre y apellidos, el mail y el teléfono. Según la utilidad de la base de datos, podemos requerir otro tipo de información más específica. Algunos ejemplos son sexo, edad, domicilio, hábitos de compra, tendencia al cambio, etc.
Los objetivos al que se pretende llegar con estas bases de datos en cualquier empresa normalmente son:
-Mantener un contacto constante y personal con el cliente, aportando calidad al servicio y pudiendo ofrecerle el producto o servicio que necesita en todo momento.
-Poder informar al cliente sobre nuevos productos o servicios, teniendo en cuenta sus hábitos de compra, sus preferencias e intentando satisfacer sus necesidades constantemente.
-Generar nuevas estrategias empresariales.
-Utilizar la segmentación para poder afinar de una forma concreta la comunicación con el cliente.
-Ofrecer confianza y seguridad al cliente en la empresa, ya que se conoce al cliente y se le ofrece lo que necesita en el momento oportuno.
Cómo obtener los datos
Existen diversas formas y métodos para lograr obtener los datos de los diferentes clientes que haya en la empresa, para elaborar estas BBDD. Algunos de ellos son:
-Completar formularios en web o tienda física
-Subscripción a newsletter
-Petición de información por parte del cliente.
-Realización de encuestas.
+Son muchas plataformas las creadas para este fin y muchos programas que logran leer y manejar este tipo de información, la cual con el tiempo se ha unificado en formatos compatibles.
Para qué sirven las bases de datos? Una base de datos permite mantener ordenados y tener libre acceso a la información, de cualquier tipo, de nuestros clientes.
Por qué una Base de datos?
Básicamente, el porqué de una base de datos, se resume en una frase: “El sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado de sus datos”. Además de esto, podemos decir, que algunas ventajas que proporciona el uso de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales son:
-Velocidad: Un ordenador recupera y actualiza datos más rápidamente que cualquier humano. Las consultas específicas sin mucha elaboración pueden ser respondidas con rapidez, sin necesidad de búsquedas manuales o visuales que llevan tiempo.
-Datos Compactos: Reduce o anula la necesidad de acumulación de archivos en papel.
-Menos trabajo: Eliminar gran parte del trabajo de llevar a los archivos a mano.
-Precisión: En el momento que se necesite, se tiene a disposición información precisa y concreta.
-Actualización: Se disponen de datos completamente al día, dada la facilidad de actualizarlos.
Existen diversas formas y métodos para lograr obtener los datos de los diferentes clientes que haya en la empresa, para elaborar estas BBDD. Algunos de ellos son:
-Completar formularios en web o tienda física
-Subscripción a newsletter
-Petición de información por parte del cliente.
-Realización de encuestas.
+Son muchas plataformas las creadas para este fin y muchos programas que logran leer y manejar este tipo de información, la cual con el tiempo se ha unificado en formatos compatibles.
Para qué sirven las bases de datos? Una base de datos permite mantener ordenados y tener libre acceso a la información, de cualquier tipo, de nuestros clientes.
Por qué una Base de datos?
Básicamente, el porqué de una base de datos, se resume en una frase: “El sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado de sus datos”. Además de esto, podemos decir, que algunas ventajas que proporciona el uso de un sistema de base de datos sobre los métodos tradicionales son:
-Velocidad: Un ordenador recupera y actualiza datos más rápidamente que cualquier humano. Las consultas específicas sin mucha elaboración pueden ser respondidas con rapidez, sin necesidad de búsquedas manuales o visuales que llevan tiempo.
-Datos Compactos: Reduce o anula la necesidad de acumulación de archivos en papel.
-Menos trabajo: Eliminar gran parte del trabajo de llevar a los archivos a mano.
-Precisión: En el momento que se necesite, se tiene a disposición información precisa y concreta.
-Actualización: Se disponen de datos completamente al día, dada la facilidad de actualizarlos.
Usar Access o Excel para administrar los datos
Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel poseen muchas similitudes, lo que puede dificultar decidir qué programa debe usar. Por ejemplo, ambos programas pueden almacenar grandes cantidades de datos, ejecutar eficaces consultas y herramientas de análisis para segmentar esos datos, y realizar cálculos sofisticados que devuelvan los datos que necesita.
Pero cada programa tiene claras ventajas, según el tipo de datos que administre y lo que desee hacer con esos datos. Por ejemplo, si el objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder múltiples usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel resulta más adecuado para datos numéricos complejos que desea analizar en profundidad.
"Si almacena sus datos mediante Access y los analiza con Excel, disfrutará de las ventajas de ambos programas."
En muchos casos, puede usar ambos programas, cada uno para el propósito al que mejor se adapte. En general, Access es más indicado para administrar datos: le ayuda a mantenerlos organizados, a buscar con facilidad y a que estén disponibles para múltiples usuarios a la vez. Excel generalmente es mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y generar gráficos de alta calidad.
Pero cada programa tiene claras ventajas, según el tipo de datos que administre y lo que desee hacer con esos datos. Por ejemplo, si el objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder múltiples usuarios, Access es la mejor opción, mientras que Excel resulta más adecuado para datos numéricos complejos que desea analizar en profundidad.
"Si almacena sus datos mediante Access y los analiza con Excel, disfrutará de las ventajas de ambos programas."
En muchos casos, puede usar ambos programas, cada uno para el propósito al que mejor se adapte. En general, Access es más indicado para administrar datos: le ayuda a mantenerlos organizados, a buscar con facilidad y a que estén disponibles para múltiples usuarios a la vez. Excel generalmente es mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y generar gráficos de alta calidad.
Almacenamiento de datos
Datos fijos frente a datos relacionales Para ayudarle a decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, hágase la siguiente pregunta: ¿los datos son relacionales o no? Los datos que se pueden almacenar de manera eficaz en una sola tabla u hoja de cálculo se denominan datos planos o no relacionales. Por ejemplo, si desea crear una sencilla lista de clientes, con una sola dirección y persona de contacto para cada cliente, Excel podría ser la mejor opción. Pero si desea almacenar una lista de clientes más compleja que contenga las direcciones de facturación y envío para cada cliente, o varias personas de contacto para cada cliente, Access es la mejor solución.
En una base de datos relacional, la información se organiza en varias tablas. En una base de datos relacional bien diseñada, cada tabla es plana y contiene información sobre un único tipo de datos. Por ejemplo, si crea una base de datos de clientes, los nombres de los clientes deben almacenarse en una tabla, mientras que las direcciones de facturación y envío de los clientes deben almacenarse en una tabla independiente. Almacenar direcciones de manera independiente a los nombres es una buena idea porque cada cliente puede tener más de una dirección y es posible que desee poder escribir varias direcciones para cada cliente sin tener que volver a escribir el nombre del cliente para cada dirección.
Comparación de Access y Excel
Cuándo se debería utilizar Access?
En términos muy generales, Access es la mejor opción cuando tiene que realizar el seguimiento de datos y registrarlos con regularidad, y después mostrar, exportar o imprimir subconjuntos de esos datos. Los formularios de Access ofrecen una interfaz más útil que una hoja de cálculo de Excel para trabajar con los datos. Puede usar Access para automatizar acciones realizadas con frecuencia y los informes de Access le permiten resumir los datos en formato impreso o electrónico. Access proporciona una mayor estructura para los datos; por ejemplo, puede controlar qué tipos de datos y qué valores se pueden introducir, y especificar cómo se relacionan los datos de una tabla con los datos en otras tablas. Esta estructura le ayuda a garantizar que solo se escriben los tipos de datos correctos.
Access almacena los datos en tablas que tienen un aspecto muy similar a las hojas de cálculo, pero las tablas de Access están diseñadas para realizar consultas complejas sobre los datos almacenados en otras tablas.
Utilice Access cuando:
-Prevea la necesidad de agregar más tablas a un conjunto de datos que se ha originado como una tabla plana o no relacional.
-Desee ejecutar consultas complejas.
-Desee crear diferentes informes o etiquetas postales.
Escenarios habituales de uso de Access
-Administración de contactos
-Combinar los datos con Microsoft Office Word para imprimir cartas, sobres o etiquetas postales.
-Seguimiento de pedidos
-Seguimiento de pedidos
-Puede introducir información sobre productos, clientes y pedidos, y después crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo o algún otro valor.
-Seguimiento de tareas
-Organización de bibliotecas de préstamos
-Planificación de eventos
-Seguimiento de tareas
-Organización de bibliotecas de préstamos
-Planificación de eventos
-Seguimiento de alimentación y ejercicio físico
Cuándo se debería utilizar Excel?
-Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que contienen una o más hojas de cálculo. Pero en lugar de actuar como un sistema de administración de base de datos, como Access, Excel está optimizada para el cálculo y el análisis de los datos. Puede usar este flexible programa para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas sencillas y complejas para realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la manera que desee y presentarlos en una gran variedad de gráficos de aspecto profesional.
Utilice Excel cuando:
-Necesite una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional que usa varias tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente numéricos.
-Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.
-Planea crear gráficos con regularidad y desea usar los nuevos formatos de gráficos disponibles en Office Excel 2007.
-Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.
Escenarios habituales de uso de Excel:
-Contabilidad
-Como programa de hoja de cálculo, Excel puede almacenar grandes cantidades de datos en libros que contienen una o más hojas de cálculo. Pero en lugar de actuar como un sistema de administración de base de datos, como Access, Excel está optimizada para el cálculo y el análisis de los datos. Puede usar este flexible programa para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas sencillas y complejas para realizar cálculos en esos datos, dinamizar los datos de la manera que desee y presentarlos en una gran variedad de gráficos de aspecto profesional.
Utilice Excel cuando:
-Necesite una vista plana o no relacional de los datos en lugar de una base de datos relacional que usa varias tablas, y cuando los datos sean mayoritariamente numéricos.
-Ejecute de manera frecuente cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.
-Planea crear gráficos con regularidad y desea usar los nuevos formatos de gráficos disponibles en Office Excel 2007.
-Desea realizar sofisticadas operaciones de análisis de hipótesis en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.
Escenarios habituales de uso de Excel:
-Contabilidad
-Presupuestos
-Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita; por ejemplo, facturas de venta, albaranes o pedidos de compra.
-Creación de informes
-Planificación
-Creación de informes
-Planificación
Uso de Access y Excel de manera conjunta
Puede haber ocasiones en las que se pueda aprovechar de las ventajas que ambos programas ofrecen. Por ejemplo, ha creado una hoja de cálculo en Excel en la que puede calcular y analizar los datos, pero ha aumentado en exceso el tamaño y la complejidad de la hoja de cálculo, y otros muchos usuarios necesitan tener acceso a los datos. En este momento, es posible que desee importar o vincular la hoja de cálculo a Access y utilizarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella en Excel. O bien, puede que tenga datos en una base de datos de Access para los que desea crear detallados informes de tabla dinámica de Excel y gráficos de Excel de aspecto profesional.
Independientemente del programa que use en primer lugar, siempre puede transferir los datos de un programa al otro, donde puede seguir trabajando con ellos. Puede copiar, importar o exportar los datos para introducirlos en Access desde Excel (y viceversa), con o sin una conexión de datos.
Para más información sobre cómo intercambiar datos entre ambos programas, consulte Intercambiar datos (copiar, importar, exportar) entre Excel y Access.
Puede haber ocasiones en las que se pueda aprovechar de las ventajas que ambos programas ofrecen. Por ejemplo, ha creado una hoja de cálculo en Excel en la que puede calcular y analizar los datos, pero ha aumentado en exceso el tamaño y la complejidad de la hoja de cálculo, y otros muchos usuarios necesitan tener acceso a los datos. En este momento, es posible que desee importar o vincular la hoja de cálculo a Access y utilizarla como una base de datos en lugar de trabajar con ella en Excel. O bien, puede que tenga datos en una base de datos de Access para los que desea crear detallados informes de tabla dinámica de Excel y gráficos de Excel de aspecto profesional.
Independientemente del programa que use en primer lugar, siempre puede transferir los datos de un programa al otro, donde puede seguir trabajando con ellos. Puede copiar, importar o exportar los datos para introducirlos en Access desde Excel (y viceversa), con o sin una conexión de datos.
Para más información sobre cómo intercambiar datos entre ambos programas, consulte Intercambiar datos (copiar, importar, exportar) entre Excel y Access.
PRÁCTICA
- Cuándo usar un CRM y cuándo una base de datos. Qué conviene a un autónomo, y a una multinacional?
- Ejercicio de creación de base de datos
- Ejercicio de manejo de base de datos
- Ejercicio de creación de hoja de cálculo
- Ejercicio de manejo de hoja de cálculo
TEST
Una de las aplicaciones más utilizadas para crear una base de datos es:
- Zoho Creator
- Microsoft Access
- SAP CRM
